Η έκφραση «Αν δεν είναι γραμμένο, δεν συνέβη» υπογραμμίζει τον κρίσιμο ρόλο της τεκμηρίωσης σε διάφορες πτυχές της ανθρώπινης ζωής. Η τεκμηρίωση διατηρεί τις πληροφορίες, εμπλουτίζει την επικοινωνία και διευκολύνει την ιστορική και επιστημονική έρευνα.

 «Τεκμηρίωση» σύμφωνα με το Λεξικό Τριανταφυλλίδη (Πύλη για την Ελληνική γλώσσα) είναι η συγκέντρωση τεκμηρίων και η χρησιμοποίησή τους για την υποστήριξη μιας άποψης ή μιας θεωρίας. 

Βασική αρχή μας, στο Aegean Production Center , είναι ότι η τεκμηρίωση  είναι απαραίτητη προϋπόθεση για κάθε ψηφιοποιημένο αντικείμενο που διατίθεται διαδικτυακά ως τεκμήριο προκειμένου να αξιοποιηθεί με ασφάλεια και, κυρίως, ερευνητικά.

Ως εκ τούτου, και μεθοδολογικά, η τεκμηρίωση διατρέχει όλο τον κύκλο εργασιών στο Εργαστήριο, από την παραλαβή του υλικού έως και την διαδικτυακή παρουσίαση και διάθεσή του. 

Με τις καταιγιστικές εξελίξεις στην Τεχνολογία και τις Διαδικτυακές Υπηρεσίες στις μέρες μας και με το εξειδικευμένο προσωπικό μας, η πρόσβαση και εξοικείωση στους τρόπους αποκατάστασης και ψηφιοποίησης του οπτικοακουστικού υλικού έχει ως συνέπεια την πληρέστερη δυνατή καταγραφή πληροφοριών και την δημιουργία δεξαμενών μετα-δεδομένων (metadata) για το ηχητικό και οπτικοακουστικό υλικό. 

Η συλλογή και διάθεση των μετα-δεδομένων έχει μεγάλη σημασία εάν σκεφτεί κανείς ότι αποτελούν παράλληλες πηγές γνώσης που μπορούν να αξιοποιηθούν αναλόγως είτε πρόκειται για ιδιωτική χρήση είτε για ακαδημαϊκή έρευνα οπότε και η ανάγκη για σωστή τεκμηρίωση γίνεται ακόμη πιο έντονη.

Η σημασία της τεκμηρίωσης δεν περιορίζεται στην εργαλειακή της χρήση για την συντήρηση και την συγκρότηση ενός αρχείου για τις επόμενες γενιές. Είναι επίσης το μέσο με το οποίο οι πληροφορίες μπορούν να κοινοποιηθούν και να βοηθήσουν στην εκπαίδευση του ευρύτερου κοινού τόσο στους τρόπους συντήρησης  όσο και στις αξίες που προβάλλονται. Η εξισορρόπηση των πλεονεκτημάτων της ψηφιακής τεκμηρίωσης με την ανάγκη για μακροπρόθεσμη προσβασιμότητα και ακεραιότητα είναι μια πρόκληση που καλούμαστε να αντιμετωπίσουμε.

Επιπλέον, είναι ζωτικής σημασίας να αναγνωρίσουμε ότι η τεκμηρίωση από μόνη της δεν μπορεί να δώσει μια πλήρη εικόνα της πραγματικότητας. Τα μετα-δεδομένα (metadata) που συλλέγουμε (π.χ. ένα ολοκληρωμένο οπτικοακουστικό αρχείο έχουν στοιχεία για τον δημιουργό, τους συντελεστές, χρονολογίες δημιουργίας ή μετάδοσης, το πλαίσιο, μία ερμηνεία και άλλες μορφές αποδεικτικών στοιχείων που μπορεί να είναι απαραίτητες για τη συμπλήρωση των γνώσεων) συμβάλλουν στην πληρέστερη κατανόηση των γεγονότων και των εμπειριών.

Ας μην ξεχνάμε ότι στην κοινωνία της γνώσης, η διάδοση της πληροφορίας είναι βέβαια πιο άμεση και άφθονη από ποτέ, αλλά συχνά επίσης είναι αποσπασματική ή/και μη τεκμηριωμένη. Στο ευρωπαϊκό και εθνικό επίπεδο η διαδικτυακή παρουσίαση πάσης φύσεως ψηφιακών ή/και ψηφιοποιημένων (πολιτιστικών) αντικειμένων οφείλεται να ακολουθεί συγκεκριμένους κανόνες και προδιαγραφές, τόσο τεχνικές όσο και τεκμηρίωσης. Για τον λόγο αυτό το ΕΚΤ έχει συντάξει και διαθέτει ελεύθερα στο διαδίκτυο τον Οδηγό Τεκμηρίωσης,5 ο οποίος πληροί τα προαπαιτούμενα της Europeana.